Dit is hoe ik werk – Webkim, webwinkeleigenaar

Deze post is geïnspireerd door Lilith, van Talesfromthecrib, die hier deelt hoe ze werkt en haar lezers oproept hetzelfde te doen. Ze doet dat naar aanleiding van de  How I Work reeks van Lifehacker, waarin mensen uit allerlei werkvelden tips delen op het gebied van productiviteit. Daarvoor moet je eigenlijk niet bij mij zijn – ik ben alleen superproductief op het vlak van brood smeren, wassen en chocoladekruidnootjes eten – maar ik vind het wél leuk om jullie een inkijkje in mijn werk te geven.

Huidige job: mede-eigenaar van Babybij, een webwinkel in ergonomische draagzakken en draagdoeken
Huidige mobiele toestellen: iPhone 5 (privé) en een antieke Nokia (werktoestel)
Huidige computer: MacBook Pro om thuis te werken en een HP Windows pc op kantoor

Zonder welke apps / tools / software kan jij niet werken en waarom?

Ik leef in Magento en in de webmail.

Magento is het systeem achter onze webshop. Ik voer er producten in, verwerk er bestellingen mee, maak orders aan, beheer er de voorraad,  verwerk retouren, pas teksten aan en nog veel meer. Zonder Magento geen winkel.

En dan is er de mail, waar alle adviesaanvragen en overige zaken binnen komen. Omdat we de mail met meerdere mensen verwerken gebruiken we voornamelijk de webmail; zo kunnen we in één oogopslag zien welke berichten nog beantwoord moeten worden.

Hoewel het een heel inefficiënte manier van werken is check ik de mailboxen heel vaak op een dag. Voor het eerst al tussen zes en zeven in de ochtend en voor het laatst even voor middernacht. We zorgen er altijd voor dat klanten heel snel een reactie van ons krijgen; dat stel ik zelf ook erg op prijs als ik ergens iets besteld heb of wil bestellen.

Als iemand nog tips heeft voor dé klantenservice software houd ik me aanbevolen trouwens. Ons zelf ontwikkelde systeem werkt goed, maar het zou tijdtechnisch allemaal wel efficiënter kunnen.

We gebruiken ExactOnline en Excel voor onze bedrijfsadministratie.
Er is een WhatsApp groep voor zakelijk overleg door de dag heen.
En ik zou niet meer buiten WeekCal kunnen, waarin mijn man en ik onze agenda’s delen, zodat er nergens overlappingen ontstaan en onze kinderen altijd onder de pannen zijn als we moeten werken.

Hoe ziet je bureau eruit?

Thuis werk ik aan de eettafel. En ’s avonds op de bank. Waar mijn laptop is, is mijn kantoor.
Op kantoor in ons magazijn werk ik aan een echt bureau. Daar zijn zelfs markeerstiften, een nietmachine en een perforator jongens!

Mijn bureau in het magazijn is rommelig. We gebruiken inmiddels twee garageboxen, een grote schuur en een zolder voor de winkel; we groeien danig uit onze voegen. Het bureau staat in een hoekje van één van de garages, onder akelig tl-licht. Ik doe daar dan ook alleen het hoogst noodzakelijke, zoals het afdrukken van de facturen en pakbonnen en het uitdraaien van de labels. De rest van het werk neem ik mee naar huis.

Maar óóit, jongens! Ooit maken we een lichte, ruime werkplek, met alle voorraad op één plaats, mooie planten, heerlijk meubilair, een waterkoeler en en en…

Wat is je beste tijdsbesparende shortcut / lifehack?

Ik ben de koningin van de chaos, dus van mij moet je op dat vlak niet te gemakkelijk tips aannemen. Ik zou dolgraag zo georganiseerd zijn als Kelly, maar dat zit geloof ik niet in mijn aard. Mijn enige lifehek is het traphek zeg maar. Daar zou ik zeker nog niet zonder kunnen, want ik zou nooit meer even rustig kunnen douchen in de wetenschap dat er wel eens een kind van de trap zou kunnen rollen.

Mijn werk is eigenlijk ook gewoon heel overzichtelijk. Terugkerende handelingen, herhalende taken. Dat maakt dat ik het ook wel red zonder digitale planners en andere slimmigheden. Hoewel ik Evernote wel probeer te doorgronden, omdat me dat handig lijkt voor onze gezins- en mijn blogplanning. Die beide een stuk ingewikkelder zijn dan mijn werkplanning.

Wat is je favoriete to do list manager?

Voornamelijk mijn hoofd. Ik heb een enorm geheugen voor de dingen die ik moet doen. Dat werkt al zesendertig jaar. Daarnaast werk ik met papieren lijstjes. Gewoon vanwege de voldoening van het afvinken. En dan is er nog de vlaggetjes-functie in de mail. Alles waar ik die dag actie op moet ondernemen vlag ik. Op kantoor in ons magazijn werk ik mijn vlaggetjes weg voor ik naar huis ga.

Is er naast je telefoon en computer een gadget waar je niet zonder kan?

De printer en labelprinter zijn niet echt gadgets, maar ondanks dat zwaar onmisbaar. Net als de plakbandrollers. Soms sta ik in mijn dromen nog pakketten dicht te plakken, die plakbandrollers en ik zijn aardig met elkaar vergroeid geraakt in de afgelopen zeven jaar.

Daarnaast zweer ik bij mijn Kobo e-reader, zodat ik tussendoor altijd kan lezen. Waar ik ook ben.

In welke alledaagse bezigheid ben jij beter dan de rest? Wat is je geheim?

In loslaten. Dat leerde ik als moeder en ook bij mijn werk komt het van pas. Je kan niet altijd iedereen tevreden stellen. Soms moet ik een klant teleurstellen. Soms komen er verzoeken waar ik niet op in kan gaan. Bij een bedrijf met zo’n persoonlijke benadering als bij het onze is het soms lastig je zakelijk en ferm op te stellen. Maar tegenwoordig lukt me dat goed als het nodig is, zonder de vriendelijkheid te verliezen. Ik zit daar niet meer ’s avonds op de bank over te tobben, it’s all good.

Waar luister je naar terwijl je werkt?

Helemaal nergens naar. Ik kan me niet concentreren met muziek aan, in tegenstelling tot vroeger: voor mijn HAVO-examens studeerde ik met foute cd’s aan en ook de meeste opdrachten voor mijn studie Journalistiek zal ik meezingend hebben uitgewerkt. Tegenwoordig heb ik echt behoefte aan rust om me heen als ik effectief wil werken.

Wat ben je op dit moment aan het lezen?

De man van je leven op m’n Kobo. En Kom hier dat ik u kus ligt op me te wachten, die kocht ik gisteren bij de boekhandel.

Ben je eerder een introvert of een extrovert?

Een introvert. Zo iemand die liever mailt dan belt en geen held is in netwerken en dat eigenlijk best graag anders zou zien.

Hoe ziet je slaaproutine eruit?

Ik ben een avondmens, dat drie ochtendmensen baarde. Ik ben dus ’s avonds te lang op en ’s morgens te vroeg wakker. In de praktijk krijg ik een uur of zes effectieve slaap per nacht.
Ik ga tussen elf en twaalf slapen en sta voor zevenen weer op, vaak met één of meerdere onderbrekingen in mijn slaap, vanwege mijn drie jonge kinderen.

Wat is het beste advies dat je ooit kreeg?

“Trek je er niets van aan als anderen je kopiëren. Het betekent gewoon dat je iets heel erg goed doet.”

Is er iets dat je hieraan wil toevoegen dat ook interessant kan zijn voor je lezers?

Ik ben geen planner. Ik ben een chaoot, maar dat is ook wat me creatief houdt. Mijn gedachten gaan altijd alle kanten op en zo krijg ik allerlei invallen.
Goede ideeën krijg ik vaak tijdens het sporten. Oplossingen voor problemen vind ik tijdens het sporten. Rust en ontspanning vind ik tijdens het sporten. Stoom afblazen na drukte of frustratie doe ik tijdens het sporten. Er is maar weinig wat een uur hardlopen niet voor me oplost.

0

Reacties

reacties